每個人的人生中可能都當過「助理」,當助理到底值不值得,當助理到底能不能學到實際的經驗,就讓我從這次當助理的經驗,娓娓道來五件我學到的事。前幾篇說過最近忙的焦頭爛額,是因為除了碩士論文、除了手上幾個設計案子以外,硬塞腦還是一個國際紀錄片影展的行政助理(所以用焦頭爛額這個形容詞,簡直是有過之而無不及)。相信對於所有當過助理的人,上司簡直就是穿著人類衣裝的惡魔,我當然也不例外XD。這個紀錄片影展的案子終於在11月底結案,結案後我攤軟在房間裡整整四天,完全喪失生命力,且讓我娓娓道來(敲竹板)。

在這長達八個月當助理的期間,幸運的是我們團隊夥伴都非常Nice,不幸的是,我這個部份的工作需要面對的是令人難以溝通的公家機關-「學校」。明明是一件簡單的事,「學校」這個公家機關就是可以搞得很複雜,你想要發公文取得上級同意,卻不能簡單的將公文直接呈給上級,非得要一關一關一關一關再一關的「蓋印章」。老實說,在這段擔任影展行政助理的過程中,我幾乎沒有學到任何關於「影展或紀錄片」的經驗,但卻學到了可以受用一輩子的五件事,就分享給大家嚕。

 

第一件事: 打理好你的人際關係,絕對事半功倍

還記得電影《穿著Prada的惡魔》中,Andrea(安海瑟薇)在伸展台雜誌中,第一個願意幫助她的正是Miranda的合夥人Nigel(史丹利圖奇),也正因為Nigel 的幫助,才讓 Andrea 在這非人類的的工作困境中能夠越來越上手。

這次我當影展助理的過程中,也遇到了好幾位不吝嗇對我這菜鳥助理伸出援手的人:有些是本來就認識,研究所上的資深員工、學長姐和同學;有些則是接任助理後,工作上需要接洽的學校窗口人員。當你發現有這些「好人」願意幫助你時,一定要好好的珍惜,並跟他們「打好關係」。「打好關係」並非指刻意矯情的去討好他們,而是真心的跟他們當朋友、時常關心他們、有事沒事也可以聊聊八卦聯絡感情(相信我,人們是分得出來,哪些人是刻意討好,哪些人是真心相待的)。打理好你的人際關係,絕對是在每個地方都受用無窮的。

如果能跟他們打好關係,彼此有了信任,他們會更願意傳授「撇步」給你,或是在工作流程上多給你一點彈性空間。有了好關係,當你在行政流程上有錯誤時,他們才會告訴你「應該怎麼做」,而不是「你做錯了,請自己找出答案」。這不僅節省了工作時間,更提高了工作效率。

 

第二件事:你一定會遇到機歪的人,征服他


當你遇到好人,相對的,你也會遇到很機歪的人。在我當助理的第一個禮拜,我馬上就遇到某個處室非常難以溝通,臉也很臭的大哥。不管我講什麼,這位大哥都只會回應我「哼」,只要我多問一兩個問題,大哥會馬上擺出不耐煩的表情,叫我自己去問別人(委屈)。

相信很多人在工作上都會遇到這樣的問題,難搞的上司總是會讓工作變得複雜又不愉快,所以這時後就要轉換自己的想法,把難搞的上司當成一種「挑戰」。我離開後心裡馬上燃起熊熊烈火,我一定要征服這位大哥!把挫折當作一種另類的自我挑戰,有了挑戰工作起來也會特別帶勁。

至此,每次我來找這位大哥時,我一定(微裝可愛)「大~哥~」一聲又一聲的喊(沒辦法,身為女生這招總是管用),問候大哥工作忙不忙,有時幫忙送公文、有時幫忙影印。不出我所料,來到第二個月大哥已經會主動告訴我資料該怎麼寫;來到第三個月,大哥已經說出:「還是你最可愛了(滿臉笑容)」這種話,我自己則在心中喊「YES」。目標被征服,之後每當我來到這個處室,幾乎無往不利。

 

第三件事:做好時間分配,老闆的小事永遠擺在你的急事前


就拿我的例子來說,我是個碩士生、是個不知名部落客、是個小接案設計師、還是個影展助理。「接案設計」和「影展助理」是別人付我錢工作,我需要對別人負責,所以相關事情都必須擺在最優先。因此我的排序就變成了:影展助理 & 接案設計>部落格 & 碩論(希望我的指導老師不會看到這篇文章…),要把這些事情都做好,時間安排就變成非常重要的事情了。

從大學開始,我就一直是凌晨睡覺,隔天中午起床的人。但自從當了助理以後,就變成每天早起進學校處理各式各樣的公文(必須配合公務員上下班、中午還午休,真的是超煩)。畢竟當你的老闆打電話關切進度時,回答「沒問題,我已經完成了」總是比「還沒,我等等才要做」來的好吧。處理完每天的助理工作,才是自己的時間。

我的習慣,就是前一個晚上就列好清單,告訴自己明天早上必須要處理完哪些事情、碩論必須寫到什麼進度,然後有時間的話再寫部落格。關於時間分配還有一個小訣竅,那就是當你有空檔的時後,先把「往後的進度」做起來放,以防之後工作有什麼萬一,你才可以有充足的時間處理。

 

第四件事:不開心的事情,跟朋友訐譙完就算了


在整個助理工作的過程中,絕對是有很多讓人想大吼大叫的事情。像是跑公文流程的卡關、該收到的文件缺東缺西,又或是突如其來的工作(雖然也是自己的工作範圍)。當這些事情發生的時後,會想要跟對方發脾氣是可想而知的,But,在你脾氣爆發前你必須知道,一旦脾氣爆發,未來大家就很難再順利的合作。與其未來的時間都在尷尬中度過,不如就先按耐住自己的理智線,好好的處理眼前的問題。

當然情緒是需要發洩的,所有工作上的不愉快,最好的垃圾桶就是朋友。我研究室裡的朋友大概都看過我,上一秒還看似心平氣和的講著電話,電話一掛馬上大飆髒話XD(然後換來朋友們的一陣大笑)。你可以把所有不開心的事情向朋友抱怨,跟朋友抱怨你的老闆做了什麼事、抱怨公家機關為什麼一定要這麼不通人情,不過記得最重要的一點,訐譙完,就算了。如果未來工作你持續的記恨,只會讓你產生更多負面的情緒,任何事情看在你眼理都會變得氣憤,工作會變得痛苦,也只會越來越不順利。快樂工作才是我們這個世代的最高宗旨!

 

第五件事:瞭解哪些是你不喜歡,哪些是你喜歡的工作


最後,也是這趟助理旅程最需要學到的一件事:瞭解哪些是你不喜歡,哪些是你喜歡的工作。就像安海瑟薇最後離開了米蘭達,去了高譚市當貓女。當助理就像是實習,如果你喜歡這份工作而且想繼續下去,那非常恭喜你;但如果你發現工作環境跟自己預期的不同,那就離開吧。這是一個更重要的經驗,瞭解自己不適合這份工作,未來就能夠更準確的為自己挑選工作。

就拿我的例子來說好了,我本來就是個不太注重細節(看我部落格錯字一堆就知道了)、討厭繁文縟節,對金錢又毫無概念的人。但助理這份工作除了內容瑣碎外,需要面對的公家機關更是繁文縟節的代表,而且我還要控制團隊的預算,以及支出經費的報帳和核銷。當影展計畫來到最後一個禮拜的結案期時,簡直是人間煉獄,而上述的四件事,就能夠有效減輕你的負擔(不管是心理還是生理)。所以第五件我學到的事情,就是以後不要再當「行政助理」這種東西XD

 

謝謝八個月來的影展團隊

不過最重要的,還是在這段當國際紀錄片影展行政助理的期間,認識了很多很棒的新朋友,有導演和製片等等,也在聊天的過程中獲得很多工作以外的啟發,這是一個很棒的團隊(你們絕對不是穿著西裝的惡魔,那是標題誇飾法XD)。龍應台曾經說過:「人生中一個決定牽動另一個決定,一個偶然注定另一個偶然,因此偶然從來不是偶然,一條路勢必走向下一條路」。目前我不知道下一條路會怎麼走(應該是先把碩論寫完),但我相信這次擔任助理的的經驗,一定會在未來產生化學效應,人生就是這樣,邊走邊瞧摟!

 

文章出處:硬塞腦

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